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Agendamento a longo prazo: qual o limite?

Tem se tornado comum algumas clínicas adotarem a estratégia de limitar o tempo para agendamentos a longo prazo, não permitindo que eles ultrapassem dois ou três meses. Ou seja, caso o cliente queira agendar uma consulta para um prazo acima do estipulado pela clínica, isso não será possível. Apesar de não ser possível ter o agendamento realizado para prazos mais longos, a definição de limite deve seguir alguns critérios que precisam estar alinhados com os procedimentos de organização e de confirmação de horários agendados.

Em primeiro lugar, há a necessidade de a clínica estabelecer estratégias para a confirmação de agendamentos. Um cliente que teve um agendamento realizado para alguns meses adiante não poderá ter seu horário confirmado somente um dia antes, uma vez que poderá ter esquecido desse agendamento realizado e talvez tenha outro compromisso assumido para o mesmo horário. Assim, o ideal é que os agendamentos com mais de 60 dias sejam confirmados duas vezes: uma semana antes e entre 12 e 24 horas antes.

Dessa forma, ao alertar uma semana antes para um agendamento realizado, estarão sendo asseguradas três questões: 1. Caso o cliente esteja impossibilitado de comparecer, poderá ter o horário reagendado e o horário que foi disponibilizado poderá ter tempo hábil para ser novamente preenchido; 2. Diminuir a incidência de agendamentos no show (quando o cliente marca e não comparece) ou desmarcados em cima do horário; 3. Lembrado com uma semana de antecedência, o cliente poderá se programar melhor, não agendando outros compromissos que coincidam com o agendamento da clínica.

A confirmação de horário entre 12 e 24 horas antes tem se mostrado também muito importante. Junto com a confirmação de uma semana, esse outro tipo de confirmação estabelece uma estratégia mais sólida, que diminuirá sensivelmente as chances de no show na agenda.

Dessa forma, o tempo disponibilizado para agendamentos por cada profissional deve estar também vinculado às estratégias utilizadas para assegurar o comparecimento dos clientes agendados, não importando há quanto tempo o agendamento foi realizado.

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